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Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement System On-Premises Cloud

Dokumentenmanagement-System auf dem eigenen Server oder in der Cloud

Mit unserem Dokumentenmanagement finden Sie Ihre Dokumente schnell und einfach wieder. Gleichzeitig werden die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten erfüllt und der Papierverbrauch erheblich reduziert. Sparen Sie viel Zeit, indem Sie Ihre Textdateien, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, E-Mails, Bilder, Zeichnungen und Dokumente mit unserem Dokumentenmanagement­system archivieren.

Wie Sie Papierbelege scannen und in durchsuchbare PDF-Dateien umwandeln

Mit dem Einscannen von aufbewahrungspflichtigen Handels- oder Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen, die Sie in Papierform empfangen haben, erfassen Sie die Dokumente elektronisch. Legen Sie einfach das Papierdokument in den Scanner und wählen Sie im Bedienmenü als Speicherort das DMS aus. Entweder einmalig oder als Standardeinstellung. Das Scan-Verfahren wird durch die DMS-Software dokumentiert, d. h. es wird festgehalten, welche Person zu welchem Zeitpunkt welchen Beleg gescannt hat. Durch das Scannen werden die Unterlagen weder verändert noch sind sie veränderbar. Das stellt unsere Software sicher. Das eingescannte Dokument steht Ihnen im Dokumentenmanagement-System als Volltext-durchsuchbare PDF-Datei oder als Bildformat zur Verfügung.

Wie Sie elektronische Dokumente einfach per Mausklick oder sogar automatisch importieren

DMS SoftwareElektronische Dokumente wie E-Mails samt Anhängen, Bilddateien, Text-Dateien oder Tabellenkalkulationen importieren Sie manipulations­geschützt im Original-Dateiformat. Elektronische Dokumente lassen sich via Drucker (PDF-Drucker druckt direkt ins Archiv), „Drag & Drop“ (Datei anklicken und bei gedrückter Maustaste verschieben), E-Mail (ein Postfach wird vom DMS abgefragt und automatisch archiviert) und FTP für die Massenverarbeitung importieren. Die Dokumente sind ebenso wie die eingescannten Unterlagen maschinell auswertbar und gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weiterhin zugänglich und lesbar. Die archivierten Dokumente lassen sich als lokale, geschützte Kopie wieder mit den Programmen öffnen, mit denen sie erstellt wurden. Zum Bearbeiten müssen die Dateien unter einem anderen Namen gespeichert werden, denn das Original-Dokument verbleibt unverändert und revisionssicher im DMS.

Einfaches Suchen und schnelles Finden von Dokumenten mit den richtigen Schlagworten

DMS SoftwareDas Dokumentenmanagement-System ermöglicht das Verschlagworten, Archivieren, Suchen, Filtern, Lesen, Ausdrucken und als Option das Versenden von Dokumenten. Bei der Erfassung der Dokumente vergeben Sie Schlagworte, so genannte Meta-Daten. Mit diesen lässt sich ganz gezielt z. B. nach Rechnungs- oder Kundennummern zu suchen. Mit der Suchfunktion können Sie sich relevante Dokumente in der Vorschau anzeigen lassen und das gewünschte Dokument aufrufen, lesen, ausdrucken oder optional per E-Mail versenden. Eingescannte Papierbelege, die in durchsuchbare PDF-Dateien umgewandelt und archiviert wurden, lassen sich ebenfalls innerhalb des DMS nach Schlagworten durchsuchen. Mit einem Filter lässt sich die Suche nach Unterlagen auf bestimmte Dokumententypen wie z. B. Rechnungen oder Verträge eingrenzen. Selbst versehentlich falsch abgelegte Dokumente können anhand der Meta-Daten leicht aufgespürt und wieder ins richtige Verzeichnis verschoben werden.

Mit individuell konfigurierten Workflows steuern Sie zuverlässig Bearbeitungschritte

DMS SoftwareDas Linstep DMS bietet Ihnen über die reine Archivierung hinaus die Möglichkeit, mit individuell konfigurierten Workflows die Arbeitsabläufe zu optimieren und zu kontrollieren. Mit einem Workflow „Wiedervorlage“ ließe sich z. B. ein entsprechend markiertes Dokument nach einer bestimmten Anzahl von Tagen innerhalb des DMS an eine Nutzergruppe oder Einzelperson zustellen, die über die Berechtigung zur Ansicht des Dokuments verfügt.

Mit einem Workflow „Eingangsrechnung“ könnte einer berechtigten Nutzergruppe oder Einzelperson eine Liste mit zu bearbeitenden Dokumenten angezeigt werden. Die Dokumente würden nach Fertigstellung entsprechend markiert und aus der Liste automatisch entfernt werden. Oder die Information über die Fertigstellung würde automatisch an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet werden. Sprechen Sie uns an. Wir konfigurieren die digitalen Workflows passgenau nach Ihren Wünschen.

Mit mehreren Nutzern gleichzeitig auf Informationen zugreifen und Dokumente verarbeiten

Dokumentenmanagement-SoftwareEine umfassende Benutzer- und Gruppenrechteverwaltung regelt die Zugriffs- und Bearbeitungsmöglichkeiten einzelner Mitarbeiter. Das Dokumentenmanagement-System kann von beliebig vielen Mitarbeitern gleichzeitig genutzt werden. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern gibt es im Linstep DMS keine Begrenzung durch Nutzer-Lizenzen.

Dokumentenmanagement mit Open Source Betriebssystem Linux

Sicheres und individuell konfigurierbares Dokumentenmanagement mit Open Source Betriebssystem Linux

Unser Dokumentenmanagement-System basiert auf der Datenbank MySQL und dem Betriebssystem Linux, einer sicheren und stabilen Open Source Software. Linux ist das am häufigsten verwendete Betriebssystem für Webanwendungen. Der wartungsarme Linux-Server mit der zentralen Datenbank sowie die Software zur Dokumentenarchivierung lassen sich unabhängig von vorhandenen Betriebssystemen wie Windows oder Mac OS X einsetzen. Für die lokale On-Premises-Lösung wird der Dokumentenmanagement-Server einfach in Ihr hauseigenes Firmennetzwerk integriert.

Praktikables Dokumentenmanagement für mittlere und große Unternehmen

Dokumentenmanagement On-Premises oder CloudFür mittlere und große Unternehmen bieten wir sowohl eine lokale On-Premises-Lösung als auch eine provider-basierte Cloud-Lösung an. Im ersteren Fall werden Ihre Daten auf einem eigenen Server innerhalb Ihres Unternehmens gespeichert. Dabei legen wir das Speichervolumen gemeinsam mit Ihnen fest. Die Speicherkapazität ist nachträglich erweiterbar, damit Sie auch in der Zukunft alle Dokumente elektronisch archivieren können. Bei der Cloud-Lösung greifen Sie via Internetverbindung über ein Rechner-Netzwerk auf die Dokumentenmanagement-Software zu. Dieses System ermöglicht Ihnen auch den Zugriff auf das Dokumentenmanagement mit mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets. Mit dem Dokumentenmanagement in der Cloud haben Sie jederzeit und an jedem Ort Zugang zu Ihren Geschäftsunterlagen.

Klein aber fein: Dokumentenmanagement für kleine Unternehmen und Selbständige

DMS-Server mit 1 TByteFür kleine Unternehmen bieten wir einen Dokumentenmanagement-Server als lokale On-Premises-Lösung mit 1 TByte Speicherkapazität an, ausreichend für ca. 10 Millionen Dokumentenseiten. Lesen Sie mehr über den Dokumenten-Server für kleine Unternehmen. Wie sich ein lokales On-Premises-System von einer Dokumentenarchivierung in der Cloud unterscheidet, lesen Sie in unserem DMS-Vergleich.

Gesetzeskonforme revisionssichere Archivierung nach HGB, AO und GoBD

Dokumentenmanagement revisionssicherDie DMS-Software entspricht den gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße revisionssichere Archivierung von Dokumenten und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Insbesondere sind hier das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung zu nennen. Von einer gesetzeskonformen Aufzeichnungspflicht nach GoBD kann nicht nur das Warenwirtschaftssystem, das Fakturierungsprogramm, die Zeiterfassungssoftware oder das Kassensystem betroffen sein, sondern auch die Dokumentenmanagement-Software. Die Software unterliegt hinsichtlich der Beurteilung der ordnungsgemäßen Buchführung den gleichen Anforderungen wie die Buchhaltung als Hauptsystem, wenn sie für die Besteuerung von Bedeutung ist.

Dokumentenmanagement GoBDDeshalb wird unsere Dokumentenmanagement-Software auf Wunsch mit einer so genannten GoBD-Schnittstelle für den Daten-Export ausgestattet. Beim Export von Daten werden XML-Dateien generiert, die steuerrelevante Daten und zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen enthalten. Unser Dokumentenmanagementsystem berücksichtigt die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Laut BMF, Schreiben v. 14.11.2014, I VA – S 0316/13/10003 erfolgt aber grundsätzlich keine Zertifizierung von Software durch das Bundesfinanzministerium. Auch Zertifizierungen und Testate Dritter sind für die Finanzbehörde nicht bindend. Ein generelles Vorab-Abnahmezertifikat kann es naturgemäß nicht geben (vgl. auch GoBD Rz 179 ff). Das bedeutet, dass am Markt keine Software existiert, die eine Zertifizierung oder ein Testat des Bundesfinanzministeriums nachweisen kann, auch wenn Wettbewerber unter Umständen etwas anderes suggerieren.

Details zum Dokumentenmanagementsystem

DMS-Funktionen

  • Ablegen
  • Verschlagworten
  • Archivieren
  • Suchen
  • Filtern
  • Lesen
  • Versenden
  • Ausdrucken

DMS-Vorteile

  • Immer Zugriff auf die aktuell gültige Version eines Dokuments
  • Lückenlose Revisionierung und Archivierung
  • Wiederauffindbarkeit der Dokumente ist gewährleistet
  • Nachvollziehbarkeit der Dokumentenhistorie
  • Eindeutige Identifizierung und fortdauernde Lesbarkeit der Dokumente

DMS-Optionen

  • Mitteilungsstream/Chronik
  • Kommentarfunktion/Notizen
  • Schnittstelle GoBD
  • Fax-Server-Anschluss
  • Zugang Externe Mitarbeiter
  • Anbindung Mobile Geräte
  • Schnittstelle Fernwartung
  • Schnittstelle Scanner

Rechtliche Verantwortung für gesetzeskonforme Dokumentationspflicht liegt bei den Unternehmen

Dokumentenmanagement für ArchivierungDer Einsatz von DMS-Software entbindet Unternehmen übrigens nicht von der rechtlichen Verantwortung für die Dokumentationspflicht. Die Schaffung nicht nur der technischen, sondern auch der organisatorischen Rahmenbedingungen ist Voraussetzung, um den hohen Anforderungen an die digitale Archivierung und der Dokumentation gerecht zu werden. Nach den Regelungen der GoBD müssen Sie in aussagefähigen und aktuellen Verfahrensdokumentationen genau beschreiben, wie Ihre Archivierungsprozesse ablaufen. Für jedes Datenverarbeitungssystem muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Unsere Dokumentenmanagement-Software bietet Ihnen eine passgenaue Lösung, mit der Sie zusammen mit Ihrer Verfahrensdokumentation nachweisen können, dass die Dokumente im DMS die unveränderten Originale sind.

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