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Dokumentenmanagement

Linstep Dokumentenmanagement-System

Dokumentenmanagement-System auf eigenem Server oder in der Cloud

Mit unserem Dokumentenmanagement finden Sie Dokumente, Rechnungs- und Kundennummern schnell und einfach wieder. Sparen Sie viel Zeit, indem Sie Ihre Textdateien, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, E-Mails, Bilder, Zeichnungen und Dokumente mit unserem Dokumentenmanagementsystem erfassen und archivieren. Unsere GoBD-konforme Software sorgt für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung Ihrer Unterlagen in elektronischer Form.

Linstep bietet Ihnen eine benutzerfreundliche und kostengünstige Dokumentenverwaltung. Der DMS-Server archiviert Dokumente als PDF-Dateien und enthält die wichtigsten Funktionen wie das Betrachten, Teilen, Ausdrucken, Versenden, Filtern, Verschlagworten und Suchen von Dokumenten. Dabei können Sie wählen zwischen einer lokalen On-Premises-Lösung und einer provider-basierten Cloud-Lösung. Im ersteren Fall werden Ihre Daten auf einem eigenen Server innerhalb Ihres Unternehmens gespeichert. Bei der Cloud-Lösung greifen Sie via Internetverbindung über ein Netzwerk auf die Dokumentenmanagement-Software zu. Dieses System ermöglicht Ihnen auch den ortsunabhängigen Zugriff auf das Dokumentenmanagement mit mobilen Geräten.

Auf Informationen schnell und gleichzeitig zugreifen

Dokumentenmanagement SoftwareDas DMS-System kann von mehreren Benutzern gleichzeitig genutzt werden. Eine umfassende Nutzer- und Gruppenrechteverwaltung regelt, wer auf welche Belege und Dokumente zugreifen darf. Bei der Erfassung der Dokumente vergeben Sie Schlagworte, so genannte Meta-Daten, um z. B. ganz gezielt nach Rechnungs- oder Kundennummern zu suchen. Mit der Suchfunktion können Sie sich relevante Dokumente anzeigen lassen und das gewünschte Dokument aufrufen, lesen, ausdrucken oder versenden. Mit einem Filter lässt sich die Suche nach Unterlagen auf bestimmte Dokumententypen wie z. B. Rechnungen oder Verträge eingrenzen. Selbst versehentlich falsch abgelegte Dokumente können anhand der Meta-Daten leicht aufgespürt und wieder ins richtige Verzeichnis verschoben werden.

Dokumentenmanagement mit Open Source

Dokumentenmanagement Open SourceUnser Dokumentenmanagement-System basiert auf der Datenbank MySQL und dem Betriebssystem Linux. Durch die Verwendung von Open Source erheben wir im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern keine Lizenzgebühren. Außerdem ist der Nutzungsumfang und der Speicherumfang individuell erweiterbar, damit Sie auch in der Zukunft alle Dokumente rechtssicher elektronisch archivieren können.

Gesetzeskonforme revisionssichere Archivierung nach HGB, AO und GoBD

Dokumentenmanagement revisionssicherDie DMS-Software entspricht den gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße revisionssichere Archivierung von Dokumenten und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Insbesondere sind hier das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung zu nennen. Von der gesetzeskonformen Aufzeichnungspflicht nach GoBD kann nicht nur das Warenwirtschaftssystem, das Fakturierungsprogramm, die Zeiterfassungssoftware oder das Kassensystem betroffen sein, sondern auch die Dokumentenmanagement-Software. Die Software unterliegt hinsichtlich der Beurteilung der ordnungsgemäßen Buchführung den gleichen Anforderungen wie die Buchhaltung als Hauptsystem, wenn sie für die Besteuerung von Bedeutung ist.

Dokumentenmanagement GoBDDeshalb wird unsere Dokumentenmanagement-Software auf Wunsch mit einer so genannten GoBD-Schnittstelle für den Daten-Export ausgestattet. Beim Export von Daten werden XML-Dateien generiert, die steuerrelevante Daten und zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen enthalten. Unser Dokumentenmanagementsystem berücksichtigt die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Laut BMF, Schreiben v. 14.11.2014, I VA – S 0316/13/10003 erfolgt aber grundsätzlich keine Zertifizierung von Software durch das Bundesfinanzministerium. Auch Zertifizierungen und Testate Dritter sind für die Finanzbehörde nicht bindend. Ein generelles Vorab-Abnahmezertifikat kann es naturgemäß nicht geben (vgl. auch GoBD Rz 179 ff). Das bedeutet, dass am Markt keine Software existiert, die eine Zertifizierung oder ein Testat des Bundesfinanzministeriums nachweisen kann, auch wenn Wettbewerber u. U. etwas anderes suggerieren.

Details zum Dokumentenmanagementsystem

DMS-Funktionen

  • Archivieren
  • Verschlagworten
  • Filtern
  • Aufrufen
  • Lesen
  • Teilen
  • Versenden
  • Ausdrucken

DMS-Vorteile

  • Immer Zugriff auf die aktuell gültige Version eines Dokuments
  • Lückenlose Revisionierung und Archivierung
  • Wiederauffindbarkeit der Dokumente ist gewährleistet
  • Nachvollziehbarkeit der Dokumentenhistorie
  • Eindeutige Identifizierung und fortdauernde Lesbarkeit der Dokumente

DMS-Erweiterungen

  • Mitteilungsstream/Chronik
  • Kommentarfunktion/Notizen
  • Datenverschlüsselung
  • Fax-Server-Anschluss
  • Zugang Externe Mitarbeiter
  • Anbindung Mobile Geräte
  • Schnittstelle Fernwartung
  • Schnittstelle Scanner

Rechtliche Verantwortung für gesetzeskonforme Dokumentationspflicht liegt bei den Unternehmen

Dokumentenmanagement für ArchivierungDer Einsatz von DMS-Software entbindet Unternehmen übrigens nicht von der rechtlichen Verantwortung für die Dokumentationspflicht. Die Schaffung nicht nur der technischen, sondern auch der organisatorischen Rahmenbedingungen ist Voraussetzung, um den hohen Anforderungen an die digitale Archivierung und der Dokumentation gerecht zu werden. Nach den Regelungen der GoBD müssen Sie in aussagefähigen und aktuellen Verfahrensdokumentationen genau beschreiben, wie Ihre Archivierungsprozesse ablaufen. Für jedes Datenverarbeitungssystem muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Unsere Dokumentenmanagement-Software bietet Ihnen eine passgenaue Lösung, mit der Sie zusammen mit Ihrer Verfahrensdokumentation nachweisen können, dass die Dokumente im DMS die unveränderten Originale sind.

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