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Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement System On-Premises Cloud

Dokumentenmanagement-System auf dem eigenen Server oder in der Cloud

Mit unserem Dokumentenmanagement finden Sie Ihre Dokumente schnell und einfach wieder. Gleichzeitig erfüllen Sie mit der Software die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten. Sparen Sie viel Zeit, indem Sie Ihre Dateien, Tabellen, Präsentationen, E-Mails, Bilder, Zeichnungen und Dokumente mit unserem Dokumentenmanagement­system archivieren.

Klein aber fein: Dokumentenmanagement für kleine Unternehmen und Selbständige

Speziell für kleine Unternehmen, Selbständige und Freiberufler eignet sich unser lokaler Dokumentenmanagement-Server in der Größe eines PCs mit 1 TByte Speicherkapazität, ausreichend für ca. 10 Millionen Dokumentenseiten. Der Server wird einfach in das hauseigene Firmennetzwerk integriert und kann mit beliebig vielen Arbeitsplatz-Rechnern verbunden werden.

Wie Sie Papierbelege scannen und in durchsuchbare PDF-Dateien umwandeln

Papierbelege scannenMit dem Einscannen von Unterlagen in Papierform erfassen Sie die Dokumente elektronisch. Legen Sie einfach die Papierunterlage in den Scanner und wählen Sie im Bedienmenü als Speicherort das DMS aus. Entweder einmalig oder als Standardeinstellung. Die DMS-Software dokumentiert das Scan-Verfahren, d. h. es wird festgehalten, welche Person zu welchem Zeitpunkt welchen Beleg gescannt hat. Durch das Scannen werden die Unterlagen weder verändert noch sind sie veränderbar. Das stellt unsere Software sicher. Das eingescannte Dokument steht Ihnen im Dokumentenmanagement-System als Volltext-durchsuchbare PDF-Datei oder als Bildformat zur Verfügung.

Wie Sie elektronische Dokumente einfach per Mausklick oder automatisch importieren

Dokumentenmanagement ImportElektronische Dokumente wie E-Mails samt Anhängen, Bilddateien, Text-Dateien oder Tabellenkalkulationen importieren Sie manipulations­geschützt im Original-Dateiformat. Elektronische Dokumente lassen sich via Drucker (PDF-Drucker druckt direkt ins Archiv), „Drag & Drop“ (Datei anklicken und bei gedrückter Maustaste verschieben), E-Mail (ein Postfach wird vom DMS abgefragt und automatisch archiviert) und FTP für die Massenverarbeitung importieren. Die Dokumente sind ebenso wie die eingescannten Unterlagen maschinell auswertbar und gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weiterhin zugänglich und lesbar. Bei Bedarf öffnen Sie ein archiviertes Dokument als lokale, geschützte Kopie wieder mit dem Programm, mit dem es erstellt wurde. Nach dem Bearbeiten speichern Sie die Datei unter einem anderen Namen, denn das Original-Dokument verbleibt unverändert und revisionssicher im Dokumentenmanagement-System.

Im Dokumentenmanagement Dateien schnell finden mit den richtigen Schlagworten

DMS SoftwareDie DMS-Software ermöglicht das Verschlagworten, Archivieren, Suchen, Filtern, Lesen, Ausdrucken und als Option das Versenden von Dokumenten. Die Suchfunktion zeigt relevante Dokumente zunächst in einer Vorschau an. Rufen Sie das gewünschte Dokument auf zum Lesen, Ausdrucken oder optional zum Versenden per E-Mail. Eingescannte Papierbelege, die in durchsuchbare PDF-Dateien umgewandelt und archiviert wurden, lassen sich ebenfalls innerhalb des DMS nach Schlagworten durchsuchen. Mit einem Filter grenzen Sie die Suche nach Unterlagen auf bestimmte Dokumententypen wie z. B. Rechnungen oder Verträge ein. Selbst versehentlich falsch abgelegte Dokumente spüren Sie anhand der eingangs vergebenen Schlagworte leicht auf, um sie ins richtige Verzeichnis zu verschieben.

Mit individuell konfigurierten Workflows steuern Sie zuverlässig Bearbeitungschritte

DMS SoftwareDas Linstep Dokumentenmanagement bietet Ihnen über die reine Archivierung hinaus die Möglichkeit, mit individuell konfigurierten Workflows die Arbeitsabläufe zu optimieren und zu kontrollieren.

Der Workflow „Wiedervorlage“ stellt z. B. ein entsprechend markiertes Dokument nach einer bestimmten Anzahl von Tagen innerhalb des DMS an eine Nutzergruppe oder Einzelperson zu, die über die Berechtigung zur Ansicht des Dokuments verfügt.

Der Workflow „Eingangsrechnung“ zeigt einer berechtigten Nutzergruppe oder Einzelperson eine Liste mit zu bearbeitenden Dokumenten an. Die Dokumente werden nach Fertigstellung entsprechend markiert und aus der Liste automatisch entfernt. Oder die Information über die Fertigstellung wird automatisch an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet werden.

Rufen Sie uns an unter Telefon 0441-21713557. Wir konfigurieren digitale Workflows passgenau nach Ihren Wünschen.

Mit mehreren Nutzern gleichzeitig auf Informationen zugreifen und Dokumente verarbeiten

Dokumentenmanagement-SoftwareEine umfassende Benutzer- und Gruppenrechteverwaltung regelt die Zugriffs- und Bearbeitungsmöglichkeiten einzelner Mitarbeiter. Nutzen Sie das Dokumentenmanagement-System mit beliebig vielen Mitarbeitern gleichzeitig. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern gibt es im Linstep DMS keine Begrenzung durch Nutzer-Lizenzen.

Dokumentenmanagement mit Open Source Betriebssystem Linux

Sicheres und individuell konfigurierbares Dokumentenmanagement mit Linux

Unser Dokumentenmanagement-System basiert auf der Datenbank MySQL und dem Betriebssystem Linux, einer sicheren und stabilen Open Source Software. Linux ist das am häufigsten verwendete Betriebssystem für Webanwendungen.

Der wartungsarme Linux-Server mit der zentralen Datenbank sowie die Software zur Dokumentenarchivierung lassen sich unabhängig von vorhandenen Betriebssystemen wie Windows oder Mac OS X einsetzen. Für die lokale On-Premises-Lösung wird der Dokumentenmanagement-Server einfach in Ihr hauseigenes Firmennetzwerk integriert.

Praktikables Dokumentenmanagement für mittlere und große Unternehmen

Dokumentenmanagement On-Premises oder CloudFür mittlere und große Unternehmen bieten wir sowohl eine lokale On-Premises-Lösung als auch eine provider-basierte Cloud-Lösung an. Im ersteren Fall werden Ihre Daten auf einem eigenen Server innerhalb Ihres Unternehmens gespeichert. Dabei legen wir das Speichervolumen gemeinsam mit Ihnen fest. Die Speicherkapazität ist nachträglich erweiterbar, damit Sie auch in der Zukunft alle Dokumente elektronisch archivieren können. Bei der Cloud-Lösung greifen Sie via Internetverbindung über ein Rechner-Netzwerk auf die Dokumentenmanagement-Software zu. Dieses System ermöglicht Ihnen auch den Zugriff auf das Dokumentenmanagement mit mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets. Mit dem Dokumentenmanagement in der Cloud haben Sie jederzeit und an jedem Ort Zugang zu Ihren Geschäftsunterlagen.

Lokales On-Premises-System oder Dokumentenarchivierung in der Cloud

DMS-Server mit 1 TByteWie sich ein lokales On-Premises-System von einer Dokumentenarchivierung in der Cloud unterscheidet, lesen Sie in unserem DMS-Vergleich.

Details zum Dokumentenmanagementsystem

DMS-Funktionen

  • Ablegen
  • Verschlagworten
  • Archivieren
  • Suchen
  • Filtern
  • Lesen
  • Versenden
  • Ausdrucken

DMS-Vorteile

  • Immer Zugriff auf die aktuell gültige Version eines Dokuments
  • Lückenlose Revisionierung und Archivierung
  • Wiederauffindbarkeit der Dokumente ist gewährleistet
  • Nachvollziehbarkeit der Dokumentenhistorie
  • Eindeutige Identifizierung und fortdauernde Lesbarkeit der Dokumente

DMS-Optionen

  • Mitteilungsstream/Chronik
  • Kommentarfunktion/Notizen
  • Schnittstelle Diverse
  • Fax-Server-Anschluss
  • Zugang Externe Mitarbeiter
  • Anbindung Mobile Geräte
  • Schnittstelle Fernwartung
  • Schnittstelle Scanner


Dokumentenmanagement | Weitere Informationen


Export-Schnittstelle zum Exportieren von Daten für die Finanzverwaltung

Export-Schnittstelle GoBDDas Linstep Dokumentenmanagement erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße, revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Insbesondere sind hier das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung zu nennen. Die Bestimmungen der GoBD gelten nur für aufbewahrungspflichtige Belege, die Grundlage für den Geldverkehr sind. Unterlagen, die freiwillig aus anderen Gründen aufbewahrt werden, unterliegen diesen gesetzlichen Bestimmungen nicht. Wenn jedoch Belege und Unterlagen gemeinsam im DMS archiviert und aufbewahrt werden, müssen die Richtlinien global angewendet werden.

Export-Schnittstelle GoBDAuf Verlangen der Finanzverwaltung kann es sich ergeben, dass Sie neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form auf einem Datenträger bereitstellen müssen. Zu diesem Zweck nutzen Sie die Export-Schnittstelle der Dokumentenmanagement-Software. Die generierten Dateien enthalten steuerrelevante Daten und notwendige Strukturinformationen wie Formatangaben, Dateistruktur, Felddefinitionen und Verknüpfungen. Linstep sichert zu, dass das Dokumentenmanagement-System mit dieser Export-Schnittstelle die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) umsetzt und erfüllt.

Dokumentenmanagement TestatLaut Bundesfinanzministerium, Schreiben v. 14.11.2014, I VA – S 0316/13/10003 erfolgt grundsätzlich keine Zertifizierung von Software durch das Bundesfinanzministerium. Auch Zertifizierungen und Testate Dritter, wie z. B. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, sind für die Finanzbehörde nicht bindend. Ein generelles Vorab-Abnahmezertifikat bzw. eine generelle Vorab-Bescheinigung kann es deshalb nicht geben (vgl. auch GoBD Rz 179 ff). Das bedeutet, dass am Markt keine DMS-Software existiert, die eine vom Bundesfinanzministerium anerkannte Zertifizierung oder ein Testat nachweisen kann, auch wenn Wettbewerber u. U. etwas anderes andeuten.

Dokumentenmanagement VerfahrensdokumentationDer Einsatz von Dokumentenmanagement-Software entbindet Unternehmen übrigens nicht von der rechtlichen Verantwortung für die Dokumentationspflicht. Die Schaffung nicht nur der software-technischen, sondern auch der organisatorischen Rahmenbedingungen ist Voraussetzung, um den Anforderungen an die digitale Archivierung und der Dokumentation gerecht zu werden. Nach den Regelungen der GoBD müssen Unternehmen in aussagefähigen und aktuellen Verfahrensdokumentationen genau beschreiben, wie Archivierungsprozesse ablaufen. Für jedes Datenverarbeitungssystem muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.