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Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement System On-Premises Cloud

Dokumentenmanagement-System auf eigenem Server oder in der Cloud

Mit unserem Dokumentenmanagement finden Sie Dokumente schnell und einfach wieder. Sparen Sie viel Zeit, indem Sie Ihre Textdateien, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, E-Mails, Bilder, Zeichnungen und Dokumente mit unserem Dokumentenmanagementsystem erfassen und archivieren. Gleichzeitig werden die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen erfüllt und der Papierverbrauch reduziert. Unsere GoBD-konforme Software sorgt für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung Ihrer Unterlagen in elektronischer Form.

Das benutzerfreundliche Dokumentenmanagement-System archiviert Dokumente in den Original-Dateiformaten und ermöglicht u. a. das Ablegen, Verschlagworten, Archivieren, Suchen, Filtern, Betrachten, Ausdrucken und Versenden von Dokumenten.

Für kleinere Unternehmen bieten wir übrigens einen kostengünstigen Dokumentenmanagement-Server als lokale On-Premises-Lösung mit 1 TByte Speicherkapazität an, ausreichend für ca. 10 Millionen Dokumentenseiten. Hier finden Sie mehr Informationen über den Dokumenten-Server für kleine Unternehmen.

Dokumentenmanagement On-Premises oder CloudFür größere Unternehmen bieten wir entweder eine lokale On-Premises-Lösung und eine provider-basierte Cloud-Lösung an. Im ersteren Fall werden Ihre Daten auf einem eigenen Server innerhalb Ihres Unternehmens gespeichert. Dabei legen wir das Speichervolumen gemeinsam mit Ihnen fest. Die Speicherkapazität ist nachträglich erweiterbar, damit Sie auch in der Zukunft alle Dokumente elektronisch archivieren können. Bei der Cloud-Lösung greifen Sie via Internetverbindung über ein Netzwerk auf die Dokumentenmanagement-Software zu. Dieses System ermöglicht Ihnen auch den Zugriff auf das Dokumentenmanagement mit mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets. Mit dem Dokumentenmanagement in der Cloud haben Sie jederzeit und an jedem Ort Zugang zu Ihren Geschäftsunterlagen.

Auf Informationen schnell und gleichzeitig zugreifen

Dokumentenmanagement SoftwareDas DMS-System kann von mehreren Benutzern gleichzeitig genutzt werden. Eine umfassende Nutzer- und Gruppenrechteverwaltung regelt, wer auf welche Belege und Dokumente zugreifen darf und welche Personen welche Dokumente z. B. archivieren, bearbeiten oder versenden dürfen. Bei der Erfassung der Dokumente vergeben Sie Schlagworte, so genannte Meta-Daten, um z. B. ganz gezielt nach Rechnungs- oder Kundennummern zu suchen. Mit der Suchfunktion können Sie sich relevante Dokumente anzeigen lassen und das gewünschte Dokument aufrufen, lesen, ausdrucken oder per E-Mail versenden. Archivierte Dokumente lassen sich als lokale, geschützte Kopie wieder mit den Programmen öffnen, mit denen sie erstellt wurden. Zum Bearbeiten müssen die Dateien allerdings unter einem anderen Namen gespeichert werden, denn das Original-Dokument verbleibt unverändert und revisionssicher im DMS. Mit einem Filter lässt sich die Suche nach Unterlagen auf bestimmte Dokumententypen wie z. B. Rechnungen oder Verträge eingrenzen. Selbst versehentlich falsch abgelegte Dokumente können anhand der Meta-Daten leicht aufgespürt und wieder ins richtige Verzeichnis verschoben werden.

Dokumentenmanagement mit Open Source

Dokumentenmanagement Open SourceUnser Dokumentenmanagement-System basiert auf der Datenbank MySQL und dem Betriebssystem Linux, einer sicheren und stabilen Open Source Software. Den Linux-Server mit der zentralen Datenbank sowie die Software zur Dokumentenarchivierung können Sie unabhängig von vorhandenen Betriebssystemen wie Windows oder Mac OS X einsetzen. Für die lokale On-Premises-Lösung wird der Dokumentenmanagement-Server einfach in Ihr hauseigenes Firmennetzwerk integriert.

Gesetzeskonforme revisionssichere Archivierung nach HGB, AO und GoBD

Dokumentenmanagement revisionssicherDie DMS-Software entspricht den gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße revisionssichere Archivierung von Dokumenten und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Insbesondere sind hier das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung zu nennen. Von der gesetzeskonformen Aufzeichnungspflicht nach GoBD kann nicht nur das Warenwirtschaftssystem, das Fakturierungsprogramm, die Zeiterfassungssoftware oder das Kassensystem betroffen sein, sondern auch die Dokumentenmanagement-Software. Die Software unterliegt hinsichtlich der Beurteilung der ordnungsgemäßen Buchführung den gleichen Anforderungen wie die Buchhaltung als Hauptsystem, wenn sie für die Besteuerung von Bedeutung ist.

Dokumentenmanagement GoBDDeshalb wird unsere Dokumentenmanagement-Software auf Wunsch mit einer so genannten GoBD-Schnittstelle für den Daten-Export ausgestattet. Beim Export von Daten werden XML-Dateien generiert, die steuerrelevante Daten und zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen enthalten. Unser Dokumentenmanagementsystem berücksichtigt die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Laut BMF, Schreiben v. 14.11.2014, I VA – S 0316/13/10003 erfolgt aber grundsätzlich keine Zertifizierung von Software durch das Bundesfinanzministerium. Auch Zertifizierungen und Testate Dritter sind für die Finanzbehörde nicht bindend. Ein generelles Vorab-Abnahmezertifikat kann es naturgemäß nicht geben (vgl. auch GoBD Rz 179 ff). Das bedeutet, dass am Markt keine Software existiert, die eine Zertifizierung oder ein Testat des Bundesfinanzministeriums nachweisen kann, auch wenn Wettbewerber u. U. etwas anderes suggerieren.

Details zum Dokumentenmanagementsystem

DMS-Funktionen

  • Ablegen
  • Verschlagworten
  • Archivieren
  • Suchen
  • Filtern
  • Lesen
  • Versenden
  • Ausdrucken

DMS-Vorteile

  • Immer Zugriff auf die aktuell gültige Version eines Dokuments
  • Lückenlose Revisionierung und Archivierung
  • Wiederauffindbarkeit der Dokumente ist gewährleistet
  • Nachvollziehbarkeit der Dokumentenhistorie
  • Eindeutige Identifizierung und fortdauernde Lesbarkeit der Dokumente

DMS-Optionen

  • Mitteilungsstream/Chronik
  • Kommentarfunktion/Notizen
  • Schnittstelle GoBD
  • Fax-Server-Anschluss
  • Zugang Externe Mitarbeiter
  • Anbindung Mobile Geräte
  • Schnittstelle Fernwartung
  • Schnittstelle Scanner

Rechtliche Verantwortung für gesetzeskonforme Dokumentationspflicht liegt bei den Unternehmen

Dokumentenmanagement für ArchivierungDer Einsatz von DMS-Software entbindet Unternehmen übrigens nicht von der rechtlichen Verantwortung für die Dokumentationspflicht. Die Schaffung nicht nur der technischen, sondern auch der organisatorischen Rahmenbedingungen ist Voraussetzung, um den hohen Anforderungen an die digitale Archivierung und der Dokumentation gerecht zu werden. Nach den Regelungen der GoBD müssen Sie in aussagefähigen und aktuellen Verfahrensdokumentationen genau beschreiben, wie Ihre Archivierungsprozesse ablaufen. Für jedes Datenverarbeitungssystem muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Unsere Dokumentenmanagement-Software bietet Ihnen eine passgenaue Lösung, mit der Sie zusammen mit Ihrer Verfahrensdokumentation nachweisen können, dass die Dokumente im DMS die unveränderten Originale sind.

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