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Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement Software

Mit Dokumentenmanagement Software Unterlagen revisionssicher elektronisch archivieren

Dokumentenmanagement SoftwareMit unserer Dokumentenmanagement Software finden Sie Ihre Dokumente sehr schnell wieder. Sparen Sie viel Zeit bei der Suche nach Unterlagen. Archivieren Sie Ihre Dokumente, Texte, Tabellenkalkulationen, E-Mails und Bilder einfach mit unserem Dokumentenmanagementsystem. Gleichzeitig erfüllen Sie mit der DMS Software die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten.

Klein aber fein: Dokumentenarchivierung für Kleinunternehmen und Selbständige

DokumentenarchivierungSpeziell für Kleinunternehmen, Selbständige und Freiberufler eignet sich unser kleiner, kompakter Büro-Server zur Digitalisierung von Akten, gescannten Belegen und elektronischen Dokumenten. Die DMS Software lässt sich individuell nach Kundenwunsch konfigurieren und verzichtet auf nicht benötigte Funktionen. Das schont das Budget und vereinfacht die Handhabung. Auch noch zu einem späteren Zeitpunkt lassen sich Nutzungsumfang und Speicherkapazität erweitern. Damit passt sich die DMS Software exakt an die wachsenden Betriebsprozesse an.

Elektronisches Dokumentenmanagement für mittlere und große Unternehmen

Dokumente archivieren mit Linstep Software

Dokumentenmanagement On-Premises oder CloudFür größere Unternehmen bieten wir sowohl eine lokale On-Premises-Lösung als auch eine provider-basierte Cloud-Lösung an. Im ersteren Fall werden Ihre Daten auf einem eigenen Server innerhalb Ihres Unternehmens gespeichert. Das Speichervolumen legen wir gemeinsam mit Ihnen fest. Auch hier sind die Speicherkapazität sowie der Funktionsumfang nachträglich erweiterbar, damit Sie auch in der Zukunft alle Dokumente elektronisch archivieren können.

Dokumentenmanagement SoftwareBei der Cloud-Lösung greifen Sie via Internetverbindung über ein Rechner-Netzwerk auf die Dokumentenmanagement-Software zu. Dieses System ermöglicht Ihnen auch den Zugriff auf das Dokumentenmanagement mit mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets. Mit dem Dokumentenmanagement in der Cloud haben Sie jederzeit und an jedem Ort Zugang zu Ihren Geschäftsunterlagen. Natürlich können Ihre Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice heraus mit einem gängigen Web-Browser auf das elektronische Dokumentenmanagementsystem zugreifen.

Papierbelege scannen und in Volltext-durchsuchbare PDF-Dateien umwandeln

Papierbelege scannenMit dem Einscannen von Unterlagen in Papierform erfassen Sie die Dokumente elektronisch. Legen Sie einfach die Papierunterlage in den Scanner und wählen Sie im Bedienmenü als Speicherort das DMS aus. Entweder einmalig oder als Standardeinstellung. Die DMS-Software dokumentiert das Scan-Verfahren, d. h. es wird festgehalten, welche Person zu welchem Zeitpunkt welchen Beleg gescannt hat. Durch das Scannen werden die Unterlagen weder verändert noch sind sie veränderbar. Das stellt unsere Software sicher. Das eingescannte Dokument steht Ihnen im Dokumentenmanagement-System als Volltext-durchsuchbare PDF-Datei oder als Bildformat zur Verfügung.

Elektronische Dokumente per Mausklick oder automatisch importieren

Dokumentenmanagement ImportElektronische Dokumente wie E-Mails samt Anhängen, Bilddateien, Text-Dateien oder Tabellenkalkulationen importieren Sie im Original-Dateiformat. Elektronische Dokumente lassen sich via Drucker (PDF-Drucker druckt direkt ins Archiv), „Drag & Drop“ (Datei anklicken und bei gedrückter Maustaste verschieben), E-Mail (ein Postfach wird vom DMS abgefragt und automatisch archiviert) und FTP für die Massenverarbeitung importieren. Die Dokumente sind ebenso wie die eingescannten Unterlagen maschinell auswertbar und gemäß den gesetzlichen Vorgaben weiterhin zugänglich und lesbar.

Im Dokumentenmanagementsystem Dateien mit Schlagworten finden

Dokumentenmanagement System On-Premises Cloud

DMS SoftwareDie DMS-Software ermöglicht das Verschlagworten, Archivieren, Suchen, Filtern, Anzeigen und Ausdrucken von Dokumenten. Mit dem praktischen Filter grenzen Sie die Suche nach Unterlagen auf bestimmte Dokumententypen wie z. B. Verträge ein. Selbst versehentlich falsch abgelegte Dokumente spüren Sie anhand der eingangs vergebenen Schlagworte leicht auf, um sie ins richtige Verzeichnis zu verschieben. Das Suchergebnis wird zunächst als Dokumentenvorschau angezeigt. Rufen Sie anschließend das gewünschte Dokument auf zum Lesen, Ausdrucken oder optional zum Versenden per E-Mail.

Mit individuell konfigurierten Workflows Bearbeitungsschritte steuern

DMS SoftwareDas Linstep Dokumentenmanagement bietet über die reine Archivierung hinaus die Möglichkeit, mit individuell konfigurierten Workflows die Arbeitsabläufe zu optimieren und zu kontrollieren. Zum Beispiel zeigt der Workflow „Eingangsrechnung“ einer berechtigten Nutzergruppe oder Einzelperson eine Liste mit zu bearbeitenden Dokumenten an. Die Dokumente werden nach Fertigstellung entsprechend markiert und aus der Liste automatisch entfernt. Oder die Information über die Fertigstellung wird automatisch an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet. Um keine Fristen zu verpassen, ist die Funktion „Wiedervorlage“ sehr nützlich. Damit wird ein entsprechend markiertes Dokument nach einem definierten Zeitraum an eine Nutzergruppe oder Einzelperson gesendet, die über die Berechtigung zur Ansicht des Dokuments verfügt.

DMS ermöglicht mehreren Nutzern gleichzeitig die Verarbeitung von Dokumenten

Dokumentenmanagement SoftwareEine umfassende Benutzer- und Gruppenrechteverwaltung regelt die Zugriffs- und Bearbeitungsmöglichkeiten einzelner Mitarbeiter. Nutzen Sie das Dokumentenmanagement-System mit beliebig vielen Mitarbeitern gleichzeitig. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern gibt es im Linstep DMS keine Begrenzung durch Nutzer-Lizenzen.

Individuell konfigurierbares Dokumentenmanagementsystem mit Linux

Dokumentenmanagement SoftwareDas Linstep Dokumentenmanagement-System basiert auf der Datenbank MySQL und dem Betriebssystem Linux, einer sicheren und stabilen Open Source Software. Der wartungsarme Linux-Server mit der zentralen Datenbank sowie die Software zur Dokumentenarchivierung lassen sich unabhängig von bereits in Ihrem Unternehmen genutzten Betriebssystemen wie Windows oder Mac OS X einsetzen. Für die lokale On-Premises-Lösung wird der Dokumentenmanagement-Server auf Wunsch in Ihr hauseigenes Firmennetzwerk integriert.

Lokales On-Premises-System oder Dokumentenarchivierung in der Cloud

DMS-Server mit 1 TByteWie sich ein lokales On-Premises-System von einer Dokumentenarchivierung in der Cloud unterscheidet, lesen Sie in unserem DMS-Vergleich.

Details zum Dokumentenmanagementsystem

DMS-Funktionen ✓

  • Ablegen
  • Verschlagworten
  • Archivieren
  • Suchen
  • Filtern
  • Lesen
  • Versenden
  • Ausdrucken

DMS-Vorteile ✓

  • Immer Zugriff auf die aktuell gültige Version eines Dokuments
  • Lückenlose Revisionierung und Archivierung
  • Wiederauffindbarkeit der Dokumente ist gewährleistet
  • Nachvollziehbarkeit der Dokumentenhistorie
  • Eindeutige Identifizierung und fortdauernde Lesbarkeit der Dokumente

DMS-Optionen ✓

  • Mitteilungsstream/Chronik
  • Kommentarfunktion/Notizen
  • Schnittstelle Diverse
  • Fax-Server-Anschluss
  • Zugang Externe Mitarbeiter
  • Anbindung Mobile Geräte
  • Schnittstelle Fernwartung
  • Schnittstelle Scanner

Linstep Telefon 0441-21713557 E-Mail an Linstep senden Kontaktformular nutzen

Dokumentenmanagement | Weitere Informationen


Export-Schnittstelle zum Exportieren von Daten für die Finanzverwaltung

Export-Schnittstelle GoBDDas Linstep Dokumentenmanagement erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße, revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Insbesondere sind hier das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung zu nennen. Die Bestimmungen der GoBD gelten nur für aufbewahrungspflichtige Belege, die Grundlage für den Geldverkehr sind. Unterlagen, die freiwillig aus anderen Gründen aufbewahrt werden, unterliegen diesen gesetzlichen Bestimmungen nicht. Wenn jedoch Belege und Unterlagen gemeinsam im DMS archiviert und aufbewahrt werden, müssen die Richtlinien global angewendet werden.

Export-Schnittstelle GoBDAuf Verlangen der Finanzverwaltung kann es sich ergeben, dass Sie neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form auf einem Datenträger bereitstellen müssen. Zu diesem Zweck nutzen Sie die Export-Schnittstelle der Dokumentenmanagement-Software. Die generierten Dateien enthalten steuerrelevante Daten und notwendige Strukturinformationen wie Formatangaben, Dateistruktur, Felddefinitionen und Verknüpfungen. Linstep sichert zu, dass das Dokumentenmanagement-System mit dieser Export-Schnittstelle die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) umsetzt und erfüllt.

Dokumentenmanagement TestatLaut Bundesfinanzministerium, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 erfolgt grundsätzlich keine Zertifizierung von Software durch das Bundesfinanzministerium. Auch Zertifizierungen und Testate Dritter, wie z. B. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, sind für die Finanzbehörde nicht bindend. Ein generelles Vorab-Abnahmezertifikat bzw. eine generelle Vorab-Bescheinigung kann es deshalb nicht geben (vgl. auch GoBD Rz 179 ff). Das bedeutet, dass am Markt keine DMS-Software existiert, die eine vom Bundesfinanzministerium anerkannte Zertifizierung oder ein Testat nachweisen kann, auch wenn Wettbewerber u. U. etwas anderes andeuten.

Dokumentenmanagement VerfahrensdokumentationDer Einsatz von Dokumentenmanagement-Software entbindet Unternehmen übrigens nicht von der rechtlichen Verantwortung für die Dokumentationspflicht. Die Schaffung nicht nur der software-technischen, sondern auch der organisatorischen Rahmenbedingungen ist Voraussetzung, um den Anforderungen an die digitale Archivierung und der Dokumentation gerecht zu werden. Nach den Regelungen der GoBD müssen Unternehmen in aussagefähigen und aktuellen Verfahrensdokumentationen genau beschreiben, wie Archivierungsprozesse ablaufen. Für jedes Datenverarbeitungssystem muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.