Suche
  • Sie haben Fragen? Rufen Sie uns einfach an!
  • Telefon 0441-21713557
Suche Menü

Dokumentenmanagement-Vergleich

Dokumentenmanagement-Vergleich

Dokumentenmanagement-Vergleich: On-Premises-Lösung und Cloud-Service

Mit unserem ausführlichen Dokumentenmanagement-Vergleich finden Sie heraus, welche Funktionen unsere Dokumenten­management-Software für Sie bereit hält und ob ein lokales DMS oder ein Cloud-System besser zu Ihrem Unternehmen passt.

Unsere Archivierungssoftware strukturiert Informationen und Dokumente in sogenannten elektronischen Akten. Das DMS legt die Daten nach einheitlichen Kriterien ab und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter die gesuchten Informationen schnell finden. Damit bleibt mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben und die Verteilung und Ablage von Papierunterlegen wird vermieden.

Dokumentenmanagement Software VergleichAus Gesprächen mit unseren Kunden wissen wir, dass sich Unternehmen durchaus bewusst sind sowohl über die Nützlichkeit als auch die Notwendigkeit eines gesetzteskonformen Dokumentenmanagements. Doch die DMS-Auswahl ist groß und unübersichtlich. Welche Funktionen enthält eine revisionssichere Software für die Archivierung von Dokumenten? Ist eine lokale Dokumentenarchivierung oder ein Dokumentenmanagement via Cloud-Service von Vorteil? Mit dieser Checkliste finden Sie das passende DMS-System für Ihr Unternehmen.

Dokumentenmanagement-Software mit IT-Infrastruktur auf dem lokalen Server oder in der Cloud

Dokumentenmanagement-VergleichIn unserem Dokumentenmanagement-Vergleich listen wir Ihnen sowohl eine lokale On-Premises-Lösung als auch eine provider-basierte Cloud-Lösung auf. Im ersteren Fall werden alle IT-Komponenten wie DMS-Software, Datenbank und Speicherplatz sowie Ihre Daten auf einem eigenen Server innerhalb Ihres Unternehmens gespeichert. Der Datenbank-Server kann auch in Ihr hauseigenes Firmennetzwerk integriert werden. Bei unserem Cloud-System stellen wir die IT-Infrastruktur wie Server, Speicherplatz, Datenbank, Netzwerkkomponenten und Anwendungssoftware als Service über das Internet bereit. In beiden Fällen nutzen Sie Ihren üblichen Web-Browser für den Desktop oder Laptop, um das Dokumentenmanagement-System zu bedienen.

Dokumentenmanagement-Vergleich

Dokumentenmanagement-System

Dokumentenmanagement ON-PREMISES

Dokumentenmanagement CLOUD

Zielgruppe

Mittlere und große Unternehmen

Mittlere und große Unternehmen

Bereitstellung

Eigener Datenbank-Server

Cloud

Testzugang
.

Online. Eingeschränkter Funktionsumfang. Auf Anfrage.

Online. Eingeschränkter Funktionsumfang. Auf Anfrage.

Software-Installation
.

Keine Installation nötig, nur Basis-Konfiguration. Nutzbar mit Standard-Browser.

Keine Installation nötig. Sofort einsetzbar mit Standard-Browser.

Dokumentation

Online-Hilfe

Online-Hilfe

Nutzungsart
.

Mit Standard-Browser am Desktop oder Laptop

Mit Standard-Browser am Desktop oder Laptop

Zugang

Passwortgeschützt

Passwortgeschützt

Upload

Import-Dialog

Import-Dialog

Drag & Drop

Ja

Ja

Scanner

Ja, da kein Online-Client

Ja, da kein Online-Client

E-Mail-Import

Ja, da kein Online-Client

Ja, da kein Online-Client

Ordnerstruktur

Belegtypen, anpassbar

Belegtypen, anpassbar

Dokumentenarten

Vorgegeben, erweiterbar

Vorgegeben, erweiterbar

Funktionen
.
.

Dokumente importieren, verschlagworten, suchen, filtern, auswählen, lesen, ausdrucken, versenden als E-Mail

Dokumente importieren, verschlagworten, suchen, filtern, auswählen, lesen, ausdrucken, versenden als E-Mail

Workflow zur Abbildung von
Geschäftsprozessen


Vorhanden, individuell anpassbar, mit digitalem Stempel

Vorhanden, individuell anpassbar, mit digitalem Stempel

Versionierung

Ja

Ja

Texterkennung, Volltextsuche

Vorhanden

Vorhanden

Speicherort
.

Eigener Server, optional zusätzliche Datensicherung in der Cloud

Cloud
.

Speicherkapazität

Speichervolumen nach Absprache

Cloud

Datenübertragung

Unverschlüsselt, weil Inhouse-Lösung

Verschlüsselt

Datenablage

Unverschlüsselt, weil Inhouse-Lösung

Verschlüsselt

Benutzer- und Rechteverwaltung

Vorhanden

Vorhanden

Benutzeranzahl

Keine Einschränkung, beliebig viele Benutzer

Keine Einschränkung, beliebig viele Benutzer

Fernwartung

Optional, Remote-Zugang empfohlen

Ja

Telefon-Service

Ja

Ja

Optionen DMS-Anbindung
.
.

Anbindung möglich an Warenwirtschaft, Qualitätssicherung, Eigenkontrolle, Dokumentenlenkung u. v. m.

Anbindung möglich an Warenwirtschaft, Qualitätssicherung, Eigenkontrolle, Dokumentenlenkung u. v. m.

Optionen DMS-Erweiterungen
.
.
.
.
.

Erweiterung möglich mit Mitteilungsstream, Kommentarfunktion, Fax-Server-Anschluss für das Fax-Senden direkt aus dem DMS, Kommunikationsdialoge für angeschlossene Drucker-Fax-Scanner-Kombigeräte, Schnittstelle GoBD
.

Erweiterung möglich mit Mitteilungsstream, Kommentarfunktion, Fax-Server-Anschluss für das Fax-Senden direkt aus dem DMS, Kommunikationsdialoge für angeschlossene Drucker-Fax-Scanner-Kombigeräte, Schnittstelle GoBD, Nutzung mobiler Geräte

Kosten
.

Maßgeschneiderte Software-Lösung, Preis auf Anfrage

Maßgeschneiderte Software-Lösung, Preis auf Anfrage

Fazit zum DMS-Vergleich On-Premises-Lösung und Cloud-Service

Dokumentenmanagementsoftware VergleichBeide DMS-Systeme sind mit weiteren Funktionen individuell erweiterbar. Wir passen die DMS-Software genau an Ihre Wünsche an. Die Unterschiede zwischen der On-Premises-Lösung und dem Cloud-Service bestehen hauptsächlich in Bezug auf Speicherkapazität, Speicherort, Datenübertragung, Datenablage und Wartung. Im Falle des lokalen Dokumentenmanagementsystems gehören Server und Software nach dem Kauf Ihnen. Sie betreiben das System in eigener Verantwortung und behalten die Hoheit über Ihre Daten. Sie nehmen selbst die notwendigen Sicherungen und Anpassungen vor. Als Option übernehmen wir für Sie die Wartung des DMS via Remote-Zugang.

Dokumentenmanagement Cloud-LösungFür den Cloud-Service spricht die beliebig erweiterbare Speicherkapazität und die Möglichkeit des Zugangs zum DMS mit mobilen Geräten. Damit können Sie und Ihre Mitarbeiter zu jeder Zeit und an jedem Ort mit dem DMS arbeiten. Bei Besprechungsterminen, auf Reisen oder zuhause rufen Sie einfach das gewünschte Dokument im Archiv des DMS-Systems auf, nehmen gegebenenfalls Änderungen vor und speichern diese direkt im System als neue Version. Belege für Geschäftsessen, Fahrkarten oder Tankrechnungen fotografieren Sie mit Ihrem Smartphone und geben diese direkt im Workflow zur Bearbeitung als Eingangsrechnung frei. Auch Mitarbeiter im Home Office und Außendienstmitarbeiter an verschiedenen Standorten lassen sich optimal einbinden. Ebenso wie in der lokalen On-Premises-Lösung regelt eine detailierte Benutzer- und Rechteverwaltung den passwortgeschützen Zugang zu unterschiedlichen Bereichen des DMS. Die Daten werden sicher und verschlüsselt übertragen. Die Betriebs- und Wartungsverantwortung für das DMS als Cloud-Service liegt bei Linstep.

Dokumentenmanagement Software VergleichFür kleine Unternehmen haben wir einen kostengünstigen Dokumenten-Server als lokales System mit 1 TByte Speicherkapazität entwickelt. Für mittlere und große Unternehmen bieten wir ein umfangreiches DMS als On-Premises-System oder Cloud-Lösung an.

Dokumentenmanagement-System | Weitere Informationen