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Dokumenten-Server LinDA zur elektronischen Archivierung

LinDA Dokumenten-Server Linstep Software GmbH

Wie der LinDA Dokumenten-Server Ihren Büroalltag erleichtert

Archivieren Sie Ihre Textdateien, Tabellen, Präsentatio­nen, E-Mails, Bilder und Zeich­nungen mit unserem lokalen Dokumenten-Server. Finden Sie Ihre Dokumente ohne mühsames Suchen schnell und einfach wieder. Der Linstep Dokumentenmanagement-Server wird nach Wunsch konfiguriert und ist ideal geeignet, um Papierunterlagen und elektronische Dokumente digital zu archivieren.

Mit der digitalen Ablage beschleunigen Sie aber nicht nur Ihren Arbeitsablauf: Sie sparen eine Menge Papier und erfüllen gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Archivierung von elektronischen Dokumenten.

Kostengünstiger Dokumenten-Server für kleine Unternehmen archiviert Unterlagen revisionssicher

Dokumenten-ServerDie einfach zu bedienende Dokumentenverwaltung ist eine lokale On-Premises-Lösung auf einem eigenen Server in Ihrem Unternehmen. Den Dokumenten-Server gibt es in einem Gehäuse in der Größe eines PCs oder als 19-Zoll-Version für das Rack. Unser Dokumentenmanagement-System basiert auf dem Betriebssystem Linux, einer sicheren und stabilen Open Source Software. Der Linux-Server mit der zentralen Datenbank einschließlich der Software zur Dokumentenarchivierung lässt sich unabhängig von vorhandenen Betriebssystemen wie Windows oder Mac OS X einsetzen. Der Dokumenten-Server wird einfach in Ihr hauseigenes Firmennetzwerk integriert. Ohne zusätzliche Kosten kann der Dokumenten-Server mit beliebig vielen Arbeitsplatz-Rechnern via Netzwerk verbunden werden.

LinDA Dokumenten-Server Linstep Software GmbH

Dokumenten-ServerBeginnen Sie jetzt mit der elektronischen Archivierung ihrer Dokumente. Melden Sie sich einfach an für eine unverbindliche Beratung unter Telefon 0441-21713557 oder via Kontaktformular.

Nutzerorientiertes Dokumentenmanagement-System auf dem eigenen Server

Dokumenten-Server DokumentenmanagementGescannte Papierdokumente stehen in der DMS-Software als Volltext-durchsuchbare PDF-Datei oder als Bildformat zur Verfügung. Elektronische Dokumente wie E-Mails archiviert der Dokumenten-Server im Original-Dateiformat. Die DMS-Software enthält Funktionen wie das Verschlagworten, Suchen, Filtern, Betrachten und Ausdrucken sowie als Option das Versenden von Dokumenten als E-Mail.

Dokumenten-Server On-Premises-LösungEin Importdialog hilft Ihnen beim Upload der Dokumente. Nachdem Sie eine neue Datei in der Ablage angelegt haben, verschlagworten Sie das Dokument, legen einen Titel fest, tragen das Erstelldatum ein, wählen einen Belegtyp aus, hinterlegen Beleg-Informationen und archivieren das Dokument. Mit einer umfangreichen Rechteverwaltung wird festgelegt, welche Personen Zugang und Änderungsmöglichkeiten in den verschiedenen Bereichen des DMS haben. Mit entsprechenden Rechten können Sie in der Stammdatenverwaltung z. B. neue Belegtypen anlegen.

Dokumenten-Server DokumentenmanagementMit der Suchfunktion lassen sich schnell und übersichtlich relevante Dokumente anzeigen. Wenn Sie eine der archivierten Dateien auswählen, wird Ihnen dazu passend ein Vorschaubild angezeigt. Archivierte Dokumente lassen sich als lokale, geschützte Kopie wieder mit den Programmen öffnen, mit denen sie ursprünglich erstellt wurden. Bearbeitete Dateien speichern Sie anschließend unter einem neuen Namen, denn das Original-Dokument verbleibt unverändert und revisionssicher im DMS.

LinDA Dokumenten-Server um zusätzliche Funktionen erweitern

Dokumentenmanagement-ServerDas Datenspeichervolumen von 1 TByte reicht aus, um Millionen von Dateien zu speichern. Zwei Festplatten sorgen für höchste Datensicherheit. Wir liefern Ihnen das Dokumentenmanagement-System samt Server in Ihren Betrieb und übernehmen die Konfiguration. Wir helfen Ihnen bei den ersten Schritten mit der Browser-Oberfläche auf dem Desktop und zeigen Ihnen, wie man eine Ablagestruktur und Benutzertypen anlegt. Im Dokumentenmanagement-System finden Sie außerdem eine Online-Hilfe.

Dokumentenmanagement-Server UnternehmenDie Software und der Server gehören nach dem Kauf Ihnen. Sie haben die komplette Kontrolle über die Lösung und nehmen die notwendigen Sicherungen und Anpassungen vor. Auf Wunsch übernehmen wir für Sie die Wartung des Systems. Dafür richten wir einen Zugang für die Fernwartung ein. Natürlich kommen wir auch persönlich zu Ihnen, sofern sich Ihr Unternehmen in unserer Region befindet.

Dokumentenmanagement-Server FunktionenDen Nutzungsumfang und den Speicherumfang des Servers können Sie je nach spezifischen Anforderungen erweitern, so dass sich die Dokumentenverwaltung exakt an die Betriebsprozesse Ihres Unternehmens anpasst. Auf Wunsch lässt sich z. B. ein zentraler Mitteilungsstream implementieren, der die Nutzer über alle neu erfassten Dokumente und Änderungen informiert. Außerdem können sich Nutzer mit einer Notiz- und Kommentarfunktion direkt zu einem Dokument austauschen. Sinnvoll ist auch die Anbindung des Dokumenten-Servers an das Warenwirtschaftssystem.

Export-Schnittstelle zum Exportieren von Daten für die Finanzverwaltung

Export-Schnittstelle GoBDDer LinDA Dokumenten-Server erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße, revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Die Bestimmungen der GoBD gelten nur für aufbewahrungspflichtige Belege, die Grundlage für den Geldverkehr sind. Unterlagen, die freiwillig aus anderen Gründen aufbewahrt werden, unterliegen diesen gesetzlichen Bestimmungen nicht. Wenn jedoch Belege und Unterlagen gemeinsam im LinDA Dokumenten-Server archiviert und aufbewahrt werden, müssen die Richtlinien global angewendet werden.

Export-Schnittstelle GoBDAuf Verlangen der Finanzverwaltung kann es sich ergeben, dass Sie neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form auf einem Datenträger bereitstellen müssen. Zu diesem Zweck nutzen Sie die Export-Schnittstelle des LinDA Dokumenten-Servers. Die generierten Dateien enthalten steuerrelevante Daten und notwendige Strukturinformationen wie Formatangaben, Dateistruktur, Felddefinitionen und Verknüpfungen. Linstep sichert zu, dass der Dokumenten-Server mit dieser Export-Schnittstelle die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) umsetzt und erfüllt.

Details zum Dokumenten-Server als lokale On-Premises-Lösung

DMS-Funktionen

  • Archivieren
  • Verschlagworten
  • Filtern
  • Aufrufen
  • Lesen
  • Ausdrucken
  • Versenden (optional)

DMS-Optionen

  • Mitteilungsstream/Chronik
  • Kommentarfunktion/Notizen
  • Datensicherung in der Cloud
  • Schnittstelle Fernwartung
  • Schnittstelle Scanner
  • Schnittstelle Diverse
  • 19-Zoll-Gehäuse für Rack

DMS-Umfang

  • Gehäuse in der Größe eines PCs
  • Dokumentenmanagement-Software
  • Linux-Server
  • 1000 GB Speichervolumen
  • 2 Festplatten
  • Lieferung und Konfiguration
  • Erste-Schritte-Anleitung


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