Häufig gestellte Fragen: Checklisten-Software

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Checklisten-Software für die Lebensmittelproduktion

Die Linstep Checklisten-App ermöglicht Lebensmittelherstellern eine praktikable Umsetzung der Digitalisierung, weil sie betriebliche Eigenkontrollen und Hygienemaßnahmen digital dokumentiert und die Ergebnisse im integrierten Dokumentenmanagement revisionssicher archiviert. Dabei bleiben die Dokumente weiterhin aufrufbar, exportierbar und maschinell auslesbar. Die Software wird genau nach Wunsch konfiguriert und ist auch nachträglich erweiterbar. Zur Linstep Checklisten-Software finden Sie auf dieser Webseite häufig gestellte Fragen und Antworten.

Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung in der Lebensmittelproduktion

Welche Möglichkeiten bietet die Linstep Software für Lebensmittelhersteller?

Digitalisierung von Qualitätssicherungsdokumenten ✓
Checklisten zur Reinigungsdurchführung und Reinigungskontrolle ✓
Checklisten zum Prüfen von Produkten durch Produktionsmitarbeiter ✓
Übersichts-Checklisten mit allen durchzuführenden Aufgaben am Arbeitsplatz z. B. täglich, wöchentlich, monatlich ✓
Wartungsmanager, z. B. zum Warten von Verarbeitungsanlagen, Koch- und Backanlagen, Kühl- und Gefrieranlagen, Abfüll- und Verpackungsanlagen, Reinigungs- und Desinfektionsanlagen. ✓
Maschinentagebuch z.B. zum Monitoring von Maschinenstörungen, Bereitstellen von digitalen Betriebsanleitungen ✓
Besuchermanagement als smarte Zutrittskontrolle für z. B. Warenanlieferung, sensible Produktionsstätten ✓

Welche Lösungen zur Optimierung von Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung bietet Linstep außerdem?

KI-unterstütztes Dokumentenmanagement in Vorbereitung ✓
Dokumentenlenkung zum Aktualisieren, Prüfen, Genehmigen, Kennzeichnen, Aufbewahren, Verteilen von Dokumenten in Unternehmen ✓
Laborjournal zum Verwalten von Labor-Aufträgen und Proben, Erstellen von Analyse-Ergebnissen, Prüfberichten ✓
Korrekturmaßnahmen-App zum Dokumentieren von Abweichungen, Planen und Steuern von Maßnahmen ✓
Clean Management-App als digitales Aufgabenbuch zur Organisation von Reinigungsdienstleistungen ✓
Fuhrpark-App zur Wartung und Inspektion von Fahrzeugen ✓
Software ist um weitere QS-Module erweiterbar ✓
Zahlreiche Optionen und Workflows sind möglich ✓

Wie ist die Software aufgebaut?

Client-Server-Lösung ✓
Web-App für mobiles Gerät ✓
Browser-Version für Admin-Portal am Desktop ✓
Linux-Server mit zentraler MySQL-Datenbank ✓

Was kann zu einzelnen Aufgaben oder Abfragen in einer digitalen Checkliste hinterlegt werden?

Arbeitsanweisungen ✓
Fotos zum Sollzustand ✓
Beliebige PDF-Dateien ✓

Welche Aktionen sind in den Checklisten möglich?

Checkbox antippen, z.B. Ja/Nein, OK/nicht OK ✓
Bei negativer Antwort Freitext eingeben oder Textbaustein aus Auswahlliste ✓
Foto aufnehmen, Foto mit Text ergänzen ✓
Ergebnis direkt von Prüfmittel erfassen, z.B. von Wlan- fähige Waage oder Thermometer ✓
Messwert mit Grenzwert vergleichen, bei Abweichung Freitext oder Textbaustein wählen, Foto aufnehmen ✓
GPS-Position des App-Nutzers bzw. Prüfpunktes erfassen ✓

Kann gekennzeichnet werden, welche Antwortmöglichkeiten verpflichtend sind und welche optional?

Ja, die Fragetypen können als Pflichtantwort oder optionale Antwort gekennzeichnet werden. ✓
Es kann auch bestimmt werden, zu welcher Aufgabe oder Abfrage z. B. ein Foto aufgenommen werden muss. ✓
Typische Fragetypen sind Datum, Zeit, Ja/Nein, OK/nicht OK, Text, Messwert, Foto, Auswahlliste. ✓

Wird bei der Beantwortung von Fragen und bei der Aufnahme von Fotos ein Zeitstempel mit Datum und Uhrzeit hinterlegt?

Ja, alle Checklisten werden mit Zeitstempel erfasst. Fotos werden direkt aus der Kamera des mobilen Geräts übernommen. Es können keine alten Fotos eingefügt werden. ✓

Kann der Checklisten-App-Nutzer mit seiner Unterschrift die Durchführung der Aufgaben bestätigen?

Ja. Je nach Hardware des Geräts wird entweder mit dem Finger, Touchpen oder digitalem Stift signiert. ✓

Lassen sich Fälligkeiten bei einzelnen Checklisten hinterlegen?

Ja, bei zeitgesteuerten Checklisten ist das möglich. Sie werden je nach voreingestelltem Ausführungsintervall angezeigt, z. B. einmal täglich. Die zeitgesteuerten Checklisten werden nur einmal ausgefüllt und lassen sich vom Nutzer nach Abschluss nicht mehr aufrufen. Zur nächsten Fälligkeit wird dem Nutzer eine neue Checkliste angezeigt. Bedingung ist eine permanente Internetverbindung für eine automatische Synchronisation mit dem Server. ✓

Können die Checklisten in anderen Sprachen hinterlegt werden und gibt es eine integrierte Übersetzung?

Ja. Eingebunden ist der Google Übersetzer. Für Antworten können übersetzte Textbausteine verwendet werden, die im Admin-Portal wieder in deutscher Sprache angezeigt werden. ✓

Wie legt man verschiedene Versionen von Checklisten an?

Es können händisch Versionen einer Checkliste angelegt, kommentiert und als PDF im DMS gespeichert werden. Diese sind im DMS jederzeit auffindbar. ✓

Können QR- Codes am Arbeitsplatz zur Unterstützung verwendet werden?

Ja, mithilfe von QR-Codes können Checklisten gezielt für bestimmte Arbeitsplätze aufgerufen werden. ✓
Letzte Bearbeitungen und Ergebnisse von diesem Arbeitsplatz sind im Admin-Portal einsehbar. ✓
QR-Codes können auch für einen Bereich wie z. B. Raum oder Maschine angelegt werden, dem Checklisten zugeordnet sind. Beim Scan des Codes werden alle Checklisten zu diesem Bereich vorgeblendet. ✓

Gibt es eine Aufstellung mit nicht ausgeführten Aufgaben?

Ja. Die zeitgesteuerten Checklisten werden als Liste im Admin-Portal angezeigt, wenn sie nicht erledigt sind. ✓

Können zusätzlich Abweichungen in die Software aufgenommen werden, die nicht durch digitale Checklisten erfasst wurden, sondern durch Audits?

Hierfür gibt es mehrere Lösungsmöglichkeiten, die wir gemeinsam mit dem Kunden erörtern. Auf Basis der Kundenentscheidung setzen wir die Lösung anschließend als Anpassung um. ✓

Wie können mit der Checkliste erfasste Abweichungen kommuniziert werden inkl. Fälligkeitsdatum zur Mangelbehebung?

Per Ticketsystem in App an entsprechende Bereiche z.B. Technik, Reinigung. ✓
Generierte E-Mail nach intern und extern. ✓
Einsehbar in App und in Admin-Portal auf PC. ✓
Kommunizieren im Admin-Portal durch eigenen Text oder Anpassen des automatisch erstellten Tickets. ✓

Können Abweichungen automatisch an entsprechende Stellen kommuniziert werden?

Abweichungen können automatisch als E-Mail an Empfängerliste versendet werden. ✓
Abweichungen können automatisch als Ticket an das Modul Korrekturmaßnahmen übergeben werden. ✓
Es ist möglich, automatisch erstellte Tickets im Admin-Portal anzupassen. ✓

Kann eine Wirksamkeitskontrolle durch einen Schichtleiter, QM oder QS im Checkpunkt hinterlegt werden, um das Ergebnis der Maßnahme nochmals zu überprüfen?

Ja. Es kann eine Kontroll-Checkliste generiert werden, die nur für die kontrollierende Person sichtbar ist. ✓

Was kann im Admin-Portal übersichtlich dargestellt werden?

Filterbare und sortierbare Listen von verschiedenen Auswertungen, z. B. zu einzelnen Produktprüfungen, zur Anzahl von Abweichungen aus Checklisten, zur Anzahl von Nacharbeiten in den jeweilgen Bereichen durch Abweichungen, Ansichten zu Überfälligkeiten oder nicht erfolgten Prüfpunkten. ✓
Textbausteine. ✓
PDF-Dokumente. ✓

Sind Schnittstellen zu anderen Systemen möglich?

Mobile Prüfmittel wie Waagen oder Thermometer. ✓
Active Directory (AD). ✓
Lightweight Directory Access Protocol (LDAP). ✓
Schnittstellen sind grundsätzl. möglich von Excel bis SAP. ✓

Wie werden die gesamten Daten aus den Prüfungen gespeichert?

Alle Daten werden in einer MySQL-Datenbank gespeichert. Diese kann sowohl in der Cloud als auch im internen EDV-System vorliegen. ✓
Textbausteine. ✓
PDF-Dokumente. ✓

Wie werden Mitarbeiter als App-Nutzer erfasst und Rollen hinterlegt oder gelöscht?

Über das Admin-Portal werden Mitarbeiter registriert und Mitarbeitergruppen zugeordnet. Für diese Gruppen werden Rechte auf Menüpunkte, Checklisten und Dokumente freigeschaltet. ✓

Können Externe auf Berichte aus der App zugreifen, z.B. bei einem Lieferanten-Audit?

Die Registrierung von Externen und die Freigabe auf Berichte erfolgt über das Admin-Portal. ✓
Die Ergebnisse jeder einzelnen Checkliste werden im DMS auch als PDF gespeichert. Die Dateien sind exportierbar. Sie können über die Gruppenrechte auch für externe Personen freigeschaltet werden. ✓

Kann man externe Mitarbeiter ohne Zugang zur Checklisten-App dennoch in den Prüfprozess einbinden?

Ja, durch das Generieren von ausfüllbaren PDF-Formularen kann man Personen in den Prüfprozess einbinden. Die PDF enthält Abfragen mit Eingabefeldern und Informationen zur Durchführung der Prüfung und zur Rücksendung der Datei. Das PDF-Formular wird per E-Mail an den Teilnehmer gesendet. Der Empfänger benötigt keine zusätzliche Software und kein besonderes Know-how zum Bearbeiten des Formulars. Das Ausfüllen ist sowohl am Desktop als auch auf einem mobilen Gerät möglich. Die Inhalte der zurückgesendeten PDF-Datei werden vom System automatisch ausgelesen und dokumentiert. ✓

Für welchen Zeitraum und zu welchen Kosten kann man die Software testen?

Linstep erstellt eine Demo-Instanz für Interessenten. Den Aufwand hierfür berechnen wir in Stunden. Beim Testzeitraum sind wir flexibel. ✓
Eine vereinfachte, kostenlose Testversion der Linstep Checklisten-App finden Sie im Google Play Store. ✓
Um Zugangsdaten zu erhalten, senden Sie uns bitte eine Nachricht über das Kontaktformular. ✓

Was kostet die Checklisten-Software und wie lange dauert die komplette Implementierung in den Betrieb?

Die Kosten für die Softwareentwicklung ermitteln wir immer individuell, da sie von verschiedenen Faktoren wie z. B. der Komplexität der Software, der Wahl der Technologie und Plattform, zusätzliche Funktionen und speziellen Features, Art der Wartung und des Supports abhängen. Aus unserer langjährigen Erfahrung wissen wir aber, dass unsere Checklisten-Software auch für kleine Unternehmen erschwinglich ist. Die betriebliche Umsetzung geschieht in sehr kurzer Zeit, da für das Client-Server-System keine Software auf einzelnen Arbeitsplatz-Rechnern installiert werden muss. ✓

Wer übernimmt die Pflege der Checklisten und wie werden Änderungen in der Software dokumentiert?

Das Anlegen von Checklisten, die Pflege und Anpassung ist sowohl durch Linstep als auch durch den Kunden möglich. Linstep bietet zudem Anwender-Schulungen für das einfach zu bedienende Admin-Backend und die Checklisten-App. ✓
In der Software wird automatisch erfasst, wer wann Änderungen vorgenommen hat. Was geändert wurde, muss über einen Texteditor bzw. Textbaustein eingetragen werden. Wir klären mit dem Kunden gemeinsam die optimale Vorgehensweise. ✓

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Die Software wird passgenau auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten. Die Individualisierung ermöglicht eine optimale Unterstützung Ihrer Geschäftsprozesse. Durch die Entwicklung von Funktionen, die in Standardsoftware nicht verfügbar sind, steigern Sie die Effizienz Ihrer Arbeitsprozesse. Die erweiterbare Software kann leicht an wachsende Anforderungen und Veränderungen angepasst werden, ohne dass eine Neuentwicklung erforderlich ist. Rufen Sie uns einfach an unter Telefon 0441-21713557 und erfahren Sie mehr.

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