Checklisten-App zur HACCP-Eigenkontrolle

Checklisten-App für Lebensmittelhersteller

HACCP, IFS Food und Hygienemanagement bestimmen Ihre tägliche Arbeit? Dokumentieren Sie mit der mobilen Linstep Checklisten-App auditsicher betriebliche Eigenkontrollen, Fertigungsprozesse, Wareneingangs- und Warenendkontrollen, Hygienemaßnahmen oder Wartungen. Das individuell anpassbare Checklisten-System ermöglicht auch kleinen Lebensmittelerzeugern eine praktikable Umsetzung der Digitalisierung.

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Checklisten-App sendet Daten sofort an zentralen Server

Die vor Ort ausgefüllten Checklisten, Wartungsprotokolle und Reinigungspläne werden direkt an einen zentralen Datenbankserver gesendet. Die Daten stehen sofort im Backend der web- und serverbasierten Software bereit. Dadurch lassen sich schnell Fehlfunktionen von Anlagen, zu optimierende Kühl- und Lagerungsprozesse oder Hygienemängel entdecken. Im Bedarfsfall kann sofort eine Eskalationskette angestoßen werden, um festgelegte Standards in der Lebensmittelproduktion einzuhalten. Zudem erstellt die Software an jedem Monatsende automatisch eine Auswertung der Ergebnise, die als PDF-Datei aus dem System heraus via E-Mail versendet werden kann.

Integriertes Dokumentenmanagement erleichtert Audits und Zertifizierungen

Die archivierten Dokumente bleiben im Software-System mit integriertem Dokumentenmanagement maschinell auswertbar, dauerhaft zugänglich und stehen auch für langfristige Auswertungen zur Verfügung. Die digitale Dokumentation von Kontrollen und Wartungen ist jederzeit transparent und nachvollziehbar und erleichtert sowohl die Durchführung von Audits als auch die Zusammenarbeit mit zuständigen Behörden.

Mobile App mit Übersetzungsprogramm für mehrsprachige Teams

Das integrierte Übersetzer-Tool der Checklisten-App hilft Mitarbeitern mit unterschiedlichen sprachlichen Hintergründen bei der Ausführung und Dokumentation von Tätigkeiten vor Ort. Alle App-Nutzer erhalten unabhängig von ihrer Muttersprache dieselben Informationen, denn Aufgaben und Prüfpunkte werden automatisch in die gewählte Sprache übersetzt und Verfahrensanweisungen, technische Spezifikationen oder Sicherheitshinweise als abrufbare Dokumente bereitgestellt.

Linstep Multisensor erfasst Prozessdaten aus Lebensmittelproduktion

Mit dem Linstep Multisensor als Systemerweiterung erfassen Sie automatisch via Bluetooth wichtige Messgrößen wie Temperatur, pH-Wert und relative Feuchte, um menschliche Messfehler zu minimieren und die Arbeitsgeschwindigkeit zu erhöhen. Wenn der Smartphone-Nutzer eine Checkliste öffnet und eine entsprechende Frage antippt, wird sogleich der Messwert via Bluetooth in die Checkliste übertragen.

Das von einem Prozessor gesteuerte Messgerät wird individuell konfiguriert und je nach Messvorhaben mit geeigneten Fühlern ausgestattet. Die Messtechnik ist in der Lage, Umgebungs- & Messwerte wie Luft- / Oberflächen- und Medientemperatur, Luftdruck, Luftfeuchte, Umgebungshelligkeit, Distanz und Schließzustände (magnetisch / externer Kontakt) und weitere zu ermitteln.

So funktioniert die Checklisten-App mit digitalen Formularen und Reinigungsplänen

Erste Schritte im Backend der Checklisten-App
Als erstes legen Sie Benutzer und Stammdaten an. Sie bezeichnen Mandanten und benennen Bereiche wie Niederlassung, Werk, Gebäude oder einzelne Räume. Anschließend beschreiben Sie die Checklisten wie z. B. Wareneingangskontrolle, Reinigungs- oder Hygienekontrolle oder Schädlingskontrolle. Sie bestimmen außerdem, welche Checklisten von welcher Nutzergruppe oder Einzelperson in die App geladen werden können. In den individuell erstellten Formularen definieren Sie Abfragetypen und entwerfen dazu Fragen und Aufgaben als Kurzbeschreibung mit ergänzenden Hinweisen.

Arbeits- und Kontrollauftrag beginnen
Die Arbeitskraft meldet sich mit den Zugangsdaten zur App an, die Sie zuvor im Backend generiert haben. Jeder App-Nutzer erhält eine einzigartige Kennung. Somit lassen sich alle Handlungen bestimmten Personen zuordnen. Unabhängig vom Standort lädt der Nutzer die aktuellen Stammdaten in die App und wählt den Mandanten, den Bereich und eine der bereitgestellten Checklisten aus. Dabei bekommt die Arbeitskraft nur die Checklisten angezeigt, die via Backend für sie freigegeben sind.

Nach Ereignis oder Zeit gesteuerte Checklisten

Die digitalen Formulare sind nach Ereignis oder Zeit gesteuert. Erstere sind für den Nutzer immer verfügbar, während letztere je nach voreingestelltem Ausführungsintervall angezeigt werden. Die zeitgesteuerten Checklisten werden nur einmalig ausgefüllt und dem Nutzer anschließend nicht mehr angezeigt.

Dokumentieren via Checkbox, Freitext, Textbaustein, Foto

Kann eine Frage positiv beantwortet werden, dokumentiert die Arbeitskraft dies mit dem Antippen der JA-Checkbox. Wird die Frage negativ beantwortet, öffnet sich ein Pop-Up-Fenster. Hier kann die Frage mit individuellem Freitext oder mit einem vordefinierten Textbaustein sowie einem Foto beantwortet werden. Erst nachdem alle Fragen beantwortet sind, lässt sich die gesamte Checkliste mit dem Tippen auf eine entsprechende Schaltfläche abschließen.

Datenübertragung online oder Datenspeicherung offline

Die App funktioniert auf Wunsch auch im Offline-Modus. Der Nutzer kann dann auch ohne Netzverbindung überall uneingeschränkt arbeiten. Alle fertiggestellten Checklisten werden in einer Übersicht angezeigt. Durch das Tippen auf eine Aktualisierungsschaltfläche werden die Daten zum Server hochgeladen. Bei fehlender WLAN-Verbindung werden die Daten in der App zwischengespeichert und mit dem Server synchronisiert, sobald sich der App-Nutzer wieder im WLAN-Bereich befindet.

Individuelle Konfigurationsmöglichkeiten der Checklisten-App

Checklisten signieren, exportieren und versenden
Die digitalen Formulare mit den Kontrollergebnissen, den Identifikationsdaten der ausführenden Personen sowie weiteren relevanten Daten lassen sich aus dem Backend heraus als CSV, XML oder PDF exportieren. Auch das digitale Signieren und elektronische Versenden von PDF-Dateien aus dem System heraus ist möglich.

Aus Checkliste ausfüllbare PDF-Datei generieren
Generieren Sie ausfüllbare PDF-Formulare, um Personen ohne Zugang zur App in den Prüfprozess einzubinden. Dafür definieren Sie Abfragen mit Eingabefeldern und hinterlegen für den Empfänger Informationen zur Durchführung der Prüfung und zur Rücksendung der Datei. Das von Ihnen erstellte PDF-Formular senden Sie per E-Mail an den Teilnehmer. Der Empfänger benötigte keine zusätzliche Software und kein besonderes Know-how zum Bearbeiten des Formulars. Das Ausfüllen ist sowohl am Desktop als auch auf einem mobilen Gerät möglich. Die Inhalte der zurückgesendeten PDF-Datei werden vom System automatisch ausgelesen und dokumentiert.

Auszeichnung für Checklisten-App als Digitaler Ort Niedersachsen

Für die Entwicklung der mobilen Checklisten ist die Linstep Software GmbH vom Niedersächsischen Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung als Digitaler Ort Niedersachsen ausgezeichnet worden. Mit der Auszeichnung werden Unternehmen geehrt, die mit ihrem Engagement die Digitalisierung in Niedersachsen aktiv mitgestalten. Lesen Sie mehr darüber auf unserem Linstep Blog.

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