Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement für Unternehmen

Das LinDA Dokumentenmanagement ist volltextfähig und wandelt eingescannte Papierbelege sowie elektronische Dokumente in durchsuchbare PDF-Dateien. Das DMS archiviert eRechnungen in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung und bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Arbeitsabläufe mit individuell konfigurierten Workflows zu optimieren und zu kontrollieren.

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Dokumentenmanagement LinDA archiviert Unterlagen revisionssicher und GoBD-konform

LinDA ist ein kostengünstiges Dokumentenmanagement für kleine Unternehmen, das trotzdem individuelle Anpassungen ermöglicht. Die kinderleicht zu bedienende Software archiviert revisionssicher und GoBD-konform sowohl gescannte Papierunterlagen als auch elektronische Dokumente. Dabei bleiben die Dokumente jederzeit zugänglich, lesbar und maschinell auswertbar.

Automatische Klassifizierung und Verschlagwortung mit Künstlicher Intelligenz (KI)

Die von Linstep integrierte KI-Anwendung sorgt für eine schnellere Bearbeitung und Ablage von Dokumenten sowie eine verbesserte Auffindbarkeit von Informationen. Das KI-Modul analysiert alle Dokumente automatisch, klassifiziert die Dokumente, ordnet sie der korrekten Kategorie zu und versieht die Dokumente mit relevanten Schlagworten.

Digitale Souveränität durch unabhängiges Dokumentenmanagement

Das LinDA Dokumentenmanagement ist eine Kombination aus KI, klassischer Automatisierung und individueller Software, um wiederkehrende manuelle Arbeiten und lange Suchzeiten zu vermeiden. Das von Linstep eingesetzte KI- Modell arbeitet unabhängig von außereuropäischen KI-Anbietern auf einem eigenen, sicheren Server in Deutschland. Damit behalten Sie die Hoheit über Ihre Daten, denn Sie wissen, welche Daten verarbeitet werden, wo diese liegen und wer darauf zugreifen kann.

Archivieren von eRechnungsstandards wie ZUGFeRD oder XRechnung

Eine eRechnung in einem strukturierten elektronischen Format, einem so genannten XML-Format, erlaubt eine automatische Verarbeitung in digitalen Abrechnungssystemen. Damit dies einheitlich funktioniert, werden sogenannte eRechnungsstandards wie ZUGFeRD oder XRechnung verwendet. Eine XRechnung ist nur durch die Visualisierung innerhalb eines Rechnungsprogramms für das menschliche Auge lesbar. Das hybride eRechnungsformat ZUGFeRD enthält jedoch zusätzlich ein PDF-Dokument. Das hat den Vorteil, dass das Dokument nicht nur von Maschinen, sondern auch von Menschen mithilfe eines gängigen PDF-Viewers lesbar ist.

Dokumentenarchivierung und Warenwirtschaft lassen sich kombinieren

Um eRechnungen wie ZUGFeRD oder XRechnung revisionssicher und GoBD-konform zu archivieren, benötigen Sie ein digitales Archiv wie das LinDA Dokumentenmanagement. Eine maschinelle Auswertbarkeit für Betriebsprüfungen bleibt weiterhin möglich.

Zum Empfangen, Identifizieren, Verarbeiten und Erstellen von eRechnungen in EU-Norm-konforme Formate wie XRechnung und ZUGFeRD benötigen Sie eine Faktura-Software, ein Rechnungsprogramm oder die Linstep Warenwirtschaft. Machen Sie es sich einfach und entscheiden Sie sich für Software aus einer Hand. Die Linstep Warenwirtschaft und das LinDA Dokumentenmanagement bilden eine ideale Kombination, um eRechnungen nicht nur gesetzeskonform zu archivieren, sondern auch zu verarbeiten und zu erstellen.

LinDA Dokumentenarchivierung als Basis- und Profi-Version

Die Funktionalität des Dokumentenmanagements konfigurieren wir individuell nach Ihren Wünschen. Das server- und webbasierte Software-System auf Linux-Basis ist auch nachträglich erweiterbar, so dass sich das digitale Archiv exakt an zukünftige Betriebsprozesse anpasst. Wir bieten Ihnen das Dokumentenmanagement-System als Basis- und als Profi-Version. Die Unterschiede ergeben sich hauptsächlich durch die Anzahl von Benutzerlizenzen, Belegtypen und Dokumenten. In einem persönlichen Gespräch erläutern wir Ihnen gerne die Details.

Linstep Telefon 0441-21713557 E-Mail an Linstep senden Kontaktformular nutzen

Details zum Dokumentenmanagement

Mit individuell konfigurierten Workflows Bearbeitungsschritte steuern

Das LinDA Dokumentenmanagement bietet über die reine Archivierung hinaus die Möglichkeit, mit individuell konfigurierten Workflows die Arbeitsabläufe zu optimieren und zu kontrollieren. Zum Beispiel zeigt der Workflow „Eingangsrechnung“ einer berechtigten Nutzergruppe oder Einzelperson eine Liste mit zu bearbeitenden Dokumenten an. Die Dokumente werden nach Fertigstellung entsprechend markiert und aus der Liste automatisch entfernt. Oder die Information über die Fertigstellung wird automatisch an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet. Um keine Fristen zu verpassen, ist die Funktion „Wiedervorlage“ sehr nützlich. Damit wird ein entsprechend markiertes Dokument nach einem definierten Zeitraum an eine Nutzergruppe oder Einzelperson gesendet, die über die Berechtigung zur Ansicht des Dokuments verfügt.

Gesetzliche Anforderungen in Bezug auf Dokumentationspflicht

Gesetzlichen Anforderungen an ordnungsgemäße, revisionssichere Archivierung von Dokumenten

Das LinDA Dokumentenmanagement erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße, revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Insbesondere sind hier das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung zu nennen. Die Bestimmungen der GoBD gelten nur für aufbewahrungspflichtige Belege, die Grundlage für den Geldverkehr sind. Unterlagen, die freiwillig aus anderen Gründen aufbewahrt werden, unterliegen diesen gesetzlichen Bestimmungen nicht. Wenn jedoch Belege und Unterlagen gemeinsam im DMS archiviert und aufbewahrt werden, müssen die Richtlinien global angewendet werden.

Export-Schnittstelle zum Exportieren von Daten für die Finanzverwaltung

Die Export-Schnittstelle der Dokumentenmanagement-Software dient dazu, neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form auf einem Datenträger bereitzustellen. Die generierten Dateien enthalten steuerrelevante Daten und notwendige Strukturinformationen wie Formatangaben, Dateistruktur, Felddefinitionen und Verknüpfungen. Linstep sichert zu, dass das Dokumentenmanagement-System mit dieser Export-Schnittstelle die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) umsetzt und erfüllt.

Zertifizierung von Software durch das Bundesfinanzministerium

Es erfolgt grundsätzlich keine Zertifizierung von Software durch das Bundesfinanzministerium (Amtliches AO-Handbuch Ausgabe 2023, Anhang 64, Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)(BMF-Schreiben vom 28.11.2019 – IV A 4 – 0316/19/10003:001 -, BStBl I S. 1269), 12. Zertifizierung und Software-Testate). Auch Zertifizierungen und Testate Dritter, wie z. B. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, sind für die Finanzbehörde nicht bindend. Ein generelles Vorab-Abnahmezertifikat bzw. eine generelle Vorab-Bescheinigung kann es deshalb nicht geben (vgl. auch GoBD Rz 179 ff). Das bedeutet, dass am Markt keine DMS-Software existiert, die eine vom Bundesfinanzministerium anerkannte Zertifizierung oder ein Testat nachweisen kann, auch wenn Wettbewerber u. U. etwas anderes andeuten.

Rechtliche Verantwortung von Unternehmen zur Dokumentationspflicht

Maßgeblich ist nicht, ob eine Software ein Zertifikat besitzt, sondern ob sie im Betrieb nachweislich GoBD-konform angewendet wird inklusive einer vollständigen Verfahrensdokumentation. Der Einsatz von Dokumentenmanagement-Software entbindet Unternehmen nicht von der rechtlichen Verantwortung für die Dokumentationspflicht. Die Schaffung nicht nur der software-technischen, sondern auch der organisatorischen Rahmenbedingungen ist Voraussetzung, um den Anforderungen an die digitale Archivierung und der Dokumentation gerecht zu werden. Nach den Regelungen der GoBD müssen Unternehmen in aussagefähigen und aktuellen Verfahrensdokumentationen genau beschreiben, wie Archivierungsprozesse ablaufen. Für jedes Datenverarbeitungssystem muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

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