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Dokumentenmanagement-Server zur Archivierung

Linstep Dokumenten-Server On-Prem

Der Dokumentenmanagement-Server für Ihr Büro – die lokale On-Premises-Lösung

Archivieren Sie Ihre Notizen, Textdateien, Tabellen­kalkulationen, Präsentatio­nen, E-Mails, Bilder und Zeich­nungen mit unserem lokalen Dokumentenmanagement-Server und finden Sie Ihre Dokumente schnell und einfach wieder. Der Linstep Dokumentenmanagement-Server ist ideal geeignet, um Geschäftsprozesse in kleineren Unternehmen zu digitalisieren und zu organisieren. Mit der digitalen Ablage beschleunigen Sie aber nicht nur Ihren Arbeitsablauf: Sie sparen eine Menge Papier und erfüllen gleichzeitig die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.

Die einfach zu bedienende Dokumentenverwaltung ist eine lokale On-Premises-Lösung auf einem eigenen Server in Ihrem Unternehmen. Den Dokumentenmanagement-Server gibt es in einem Gehäuse in der Größe eines PCs oder als 19-Zoll-Version für das Rack. Unser Dokumentenmanagement-System basiert auf dem Betriebssystem Linux, einer sicheren und stabilen Open Source Software. Den Linux-Server mit der zentralen Datenbank sowie die Software zur Dokumentenarchivierung können Sie unabhängig von vorhandenen Betriebssystemen wie Windows oder Mac OS X einsetzen. Der Dokumentenmanagement-Server wird einfach in Ihr hauseigenes Firmennetzwerk integriert.

Übersichtliches und bedienerfreundliches Dokumentenmanagement auf dem eigenen Server

Dokumenten-Server DokumentenmanagementDer Dokumenten-Server archiviert Dokumente im Original-Dateiformat und enthält die wichtigsten Funktionen wie das Betrachten, Ausdrucken, Versenden als E-Mail, Filtern, Verschlagworten und Suchen von Dokumenten. Der Dokumenten-Server kann mit beliebig vielen Arbeitsplatz-Rechnern via Netzwerk verbunden werden.

Dokumenten-Server On-Premises-LösungEin Importdialog hilft Ihnen beim Upload der Dokumente. Nachdem Sie eine neue Datei in der Ablage angelegt haben, können Sie das Dokument verschlagworten, einen Titel festlegen, das Erstelldatum eintragen, einen Belegtyp auswahlen, Beleg-Informationen hinterlegen und das Dokument archivieren. Mit einer umfangreichen Rechteverwaltung wird festgelegt, welche Personen Zugang und Änderungsmöglichkeiten in den verschiedenen Bereichen des DMS haben. Mit entsprechenden Rechten können Sie in der Stammdatenverwaltung z. B. neue Belegtypen anlegen.

Dokumenten-Server DokumentenmanagementMit der Suchfunktion können Sie sich schnell und übersichtlich relevante Dokumente anzeigen lassen. Wenn Sie eine der archivierten Dateien auswählen, wird Ihnen dazu passend ein Vorschaubild angezeigt. Archivierte Dokumente lassen sich als lokale, geschützte Kopie wieder mit den Programmen öffnen, mit denen sie erstellt wurden. Sie müssen sich also zur Bewältigung des Büroalltags nicht in ein neue Software einarbeiten. Zum Bearbeiten müssen die Dateien allerdings unter einem anderen Namen gespeichert werden, denn das Original-Dokument verbleibt unverändert und revisionssicher im DMS.

Ganz nach Bedarf Nutzerumfang um zusätzliche Funktionen oder Warenwirtschaft erweitern

Dokumentenmanagement-ServerDas Datenspeichervolumen des lokalen Servers reicht aus, um Millionen von Dateien zu speichern. Zwei Festplatten sorgen für höchste Datensicherheit. Wir liefern Ihnen das Dokumentenmanagement-System samt Server in Ihren Betrieb und übernehmen die Konfiguration. Wir helfen Ihnen bei den ersten Schritten mit der Browser-Oberfläche auf dem Desktop und zeigen Ihnen, wie man eine Ablagestruktur und Benutzertypen anlegt. Im Dokumentenmanagement-System finden Sie außerdem eine Online-Hilfe.

Dokumentenmanagement-Server UnternehmenDie Software und der Server gehören nach dem Kauf Ihnen. Sie haben die komplette Kontrolle über die Lösung und nehmen die notwendigen Sicherungen und Anpassungen vor. Auf Wunsch übernehmen wir für Sie die Wartung des Systems. Dafür richten wir einen Zugang für die Fernwartung ein. Natürlich kommen wir auch persönlich zu Ihnen, sofern sich Ihr Unternehmen in unserer Region befindet.

Dokumentenmanagement-Server FunktionenDen Nutzungsumfang und den Speicherumfang des Servers können Sie je nach spezifischen Anforderungen erweitern, so dass sich die Dokumentenverwaltung exakt an Ihre Branche und die Betriebsprozesse Ihres Unternehmens anpasst. Auf Wunsch lässt sich z. B. ein zentraler Mitteilungsstream implementieren, der die Nutzer über alle neu erfassten Dokumente und Änderungen informiert. Außerdem können sich Nutzer mit einer Notiz- und Kommentarfunktion direkt zu einem Dokument austauschen. Sinnvoll ist auch die Anbindung des Dokumenten-Servers an das Warenwirtschaftssystem.

GoBD-konforme Schnittstelle zur ordnungsgemäßen Buchführung als Software-Erweiterung

Dokumentenmanagement gemäß GoBDDas DMS-System erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Wenn Sie den Dokumenten-Server als Nebensystem zu Ihrem digitalen Buchhaltungssystem einsetzen möchten, bieten wir Ihnen als Erweiterung eine GoBD-konforme Schnittstelle an. Linstep sichert zu, dass das Dokumentenmanagementsystem mit dieser Erweiterung die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) umsetzt und erfüllt.

Dokumentenmanagement TestatLaut Bundesfinanzministerium, Schreiben v. 14.11.2014, I VA – S 0316/13/10003 erfolgt grundsätzlich keine Zertifizierung von Software durch das Bundesfinanzministerium. Auch Zertifizierungen und Testate Dritter, wie z. B. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, sind für die Finanzbehörde nicht bindend. Ein generelles Vorab-Abnahmezertifikat bzw. eine generelle Vorab-Bescheinigung kann es deshalb nicht geben (vgl. auch GoBD Rz 179 ff). Das bedeutet, dass am Markt keine DMS-Software existiert, die eine vom Bundesfinanzministerium anerkannte Zertifizierung oder ein Testat nachweisen kann, auch wenn Wettbewerber u. U. etwas anderes andeuten.

Details zum Dokumenten-Server als lokale On-Premises-Lösung

DMS-Funktionen

  • Archivieren
  • Verschlagworten
  • Filtern
  • Aufrufen
  • Lesen
  • Versenden als E-Mail
  • Ausdrucken

DMS-Optionen

  • Mitteilungsstream/Chronik
  • Kommentarfunktion/Notizen
  • Datensicherung in der Cloud
  • Schnittstelle GoBD
  • Schnittstelle Fernwartung
  • Schnittstelle Scanner
  • 19-Zoll-Gehäuse für Rack

DMS-Umfang

  • Gehäuse in der Größe eines PCs
  • Dokumentenmanagement-Software
  • Linux-Server
  • 1000 GB Speichervolumen
  • 2 Festplatten
  • Lieferung und Konfiguration
  • Erste-Schritte-Anleitung


Weitere Informationen